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Cómo Jumex reduce hasta 48 horas la entrega de pedidos.
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Recolectar datos no es la verdadera solución del cómputo móvil.
Si al escuchar Jumex lo primero que le viene a la mente es una lata azul de
jugo o un sonriente árbol de frutas, prepárese, porque después de leer este
artículo también asociará a esta empresa de origen mexicano, con una
tecnología tan refrescante como sus bebidas.
La necesidad de contar con herramientas que permitan ofrecer mayor calidad de
servicio a los clientes y procesos de ventas más eficientes, son sólo dos
razones por las que empresas nacionales comienzan a ingresar al Cómputo Móvil
(CM), que si hoy constituye una ventaja competitiva, en poco tiempo será una
tecnología indispensable.
Si a la fecha es común encontrarse con vendedores que cargan con docenas de
catálogos, facturas, reportes, etcétera, en un futuro esta práctica no sólo
será obsoleta sino tal vez ridícula, pues ya existen los dispositivos capaces
de reemplazar dicho sistema.
El simple hecho de que la administración de ventas con sistemas tradicionales
pueda ocupar hasta el 60 por ciento del tiempo diario en saber lo que sucedió
con los pedidos, es una señal de alarma que obliga a los empresarios a
voltear hacia el CM.
Por tal motivo, Jumex recientemente implementó esta tecnología que le
proporciona a la empresa una ventaja competitiva en cuanto al servicio al
cliente y a su ciclo comercial, desde que se levanta el pedido hasta que
llega la mercancía.
Lo anterior es posible gracias a dos aplicaciones del cómputo móvil: una que
es utilizada de manera externa por más de 60 vendedores y otra de radio
frecuencia que se maneja sólo en el interior de la empresa.
La tecnología de radio frecuencia cuenta con terminales portátiles dentro de
la planta para el registro y la captura de todos los movimientos del producto
terminal. Esta tecnología, implantada a mediados del 2000, se dividió en tres
fases:
· Ingreso del producto terminado de almacén.
· Envío de mercancías a los
centros de distribución.
· Entrega al cliente.
Este sistema de CM es interno, es decir, a nivel de planta o computadora
interna, donde a través de radio frecuencia y código de barras en los
productos de Jumex se hace la recepción de materias provenientes de
producción.
LOS FRUTOS DEL CM
El CM utilizado por los vendedores consta de un software de terminales o
punto de venta que corre en equipos portátiles tipo hand held con los que el
vendedor sale a la calle, llega al cliente y levanta sus pedidos, para
posteriormente transmitirlos de la hand held a un servidor consolidado (del
que se hablará más adelante).
Además, los vendedores cuentan con una impresora portátil que recibe los
datos de la hand held – por medio de rayos infrarrojos – para imprimir una
especie de ticket de enterado del pedido.
“Ganaremos tiempo en la recepción de los pedidos hacia nuestros centros de
distribución. Ahí es donde está el ahorro real en cuanto al servicio al
cliente. Tendremos una forma más ágil de levantar los pedidos y de transmitir
a nuestro centro de distribución las necesidades de nuestros clientes”,
informa Juan Carlos Medina, director de Sistemas de Jumex.
El directivo también considera que en el mejor de los casos se disminuye un
día en rutas remotas y hasta dos en foráneas. Anteriormente en las rutas que
sólo tienen un centro de distribución, como es el caso de Oaxaca, cuando el
agente de ventas se encontraba en la sierra o en un poblado lejano y
levantaba el pedido, lo entregaba hasta regresar al centro. Para ello podían
pasar hasta dos días.
Sin embargo, gracias al cómputo móvil, ahora, desde cualquier sitio en donde
se encuentren los vendedores, con tan sólo un acceso telefónico a una red de
Internet – y con el costo de una llamada local – se pueden transmitir los
datos al servidor consolidado.
SERVIDORES CONSOLIDADOS
Estos servidores se encargan de administrar a los usuarios remotos y el
proceso que sucede dentro de la empresa. De esta manera, si Jumex da de alta
un cambio en la lista de precios, la modificación mensual o semanal aparece
al instante en la hand held del vendedor, pero ¿cuál es la capacidad que
estos servidores pueden soportar?
“En las máquinas móviles podemos manejar hasta 300 listas de precios para 300
vendedores, es decir, una por cliente. Hemos hecho pruebas para incluir una
lista de promociones también por cliente, lo cual indica que una empresa que
tiene 6 mil o 20 mil clientes y un aproximado de 300 ó 400 por vendedor –
cada uno con listas diferentes – puede ser soportada por el sistema”, explica
David Carrillo, director General de Systems and Control Cybernetics
(S&CC), compañía integradora de soluciones que fue elegida por Jumex para
desarrollar su equipo de cómputo móvil.
“También se cuenta con una parte de encuestas dinámicas – continúa Carrillo –
que permiten que en el servidor central se den de alta encuestas y se
realicen estudios de mercado, así como análisis de la cartera vencida para
saber a qué clientes se les debe cobrar antes de venderles nuevamente”.
El servidor consolidado se encarga de administrar la interfase que muestra al
vendedor y la cantidad y tipo de productos que vendió. Posteriormente los
manda al ERP (Enterprise Resource Plannig; Planeación de recursos
empresariales) para especificar qué productos se deben fabricar, dando la
oportunidad de que el encargado de finanzas, por ejemplo, haga saber al
vendedor datos pertinentes sobre el cliente.
De tal forma se logra que el vendedor esté al tanto de qué es lo que sucede
con sus pedidos, reduciendo de esta manera altos tiempos de administración de
ventas.
NO TODO LO QUE SE MUEVE ES CM
Para que se tuviera disponible la
información necesaria en las calles – por medio de operaciones cara a cara
con los clientes –, las empresas entendían al cómputo móvil como una conexión
a una lap top a través de un celular. Sin embargo, al percatarse de tal error
y de las enormes posibilidades de negocio que brinda, S&CC comenzó a
desarrollar soluciones de CM basadas en equipos móviles que en realidad se
adaptaran a la función específica de cada negocio.
Así, a través de equipos como Palm Pilot, HP Jornadas, Compaq y Windows CE,
entre otros, estos integradores desarrollaron soluciones que corrían
óptimamente sobre máquinas pequeñas de tipo hand held, y que podían ser
colgadas a cualquier ERP para conectarse a los sistemas de reparto,
fabricación y distribución de productos.
“Desarrollamos un equipo con las características adecuadas para salir al
mercado mexicano: economía y escalabilidad”, explica David Carrillo y agrega
que el único requisito para el hardware es su capacidad para tener una
tarjeta flash-card y un puerto infrarrojo para poder imprimir (cabe aquí
mencionar que los drivers de impresión son tan novedosos que pueden leer la
configuración de la impresora). El infrarrojo es un puerto convencional que
evita los cables y puede servir para conectarse con el módem.
“El punto más importante en cuanto a hardware es encontrar una herramienta
que permita hacer lo que se requiere a un bajo costo y que no se convierta en
un problema debido a los niveles actuales de seguridad en nuestro país — si
se le da una Palm a un vendedor que trabaja en la calle, probablemente se le
tendrá que cambiar muy seguido, ya que puede ser robada”, advierte Juan
Carlos Medina. Por tal motivo, en Jumex optaron por marcas menos comerciales
y “más de batalla”, como es el equipo Trogon.
El segundo problema fue encontrar al desarrollador adecuado que brindara las
herramientas necesarias y dijera: “esto quieres hacer, esto podemos hacer”.
SEGURIDAD INDISPENSABLE
Lo más recomendable en cómputo
móvil es trabajar con una arquitectura dedicada a la transmisión de pequeños
paquetes de datos encriptados que se envían al servidor consolidado y de ahí
se conectan al ERP o la base de datos corporativa de la empresa.
Al respecto, David Carrillo previene a las empresas de manejar archivos
planos, pues aunque el equipo sea muy resistente o seguro, si ocupa un archivo
de texto es altamente violable, pues cualquier persona se puede conectar y
bajar la información de un usuario en especial.
Además existe una limitación con los archivos planos: la cantidad de usuarios
que pueden trabajar conectados simultáneamente y que pueden ser atendidos
para convertir esos archivos planos en transacciones y subirlas al destino
empresarial. “En eso hay que tener cuidado”.
“Es muy fácil que un vendedor se quiera conectar a un equipo de cualquier
índole y extraer información para realizar prácticas fraudulentas como cobrar
y no reportar a la empresa que lo hizo” , advierte Carrillo. Sobre este
punto, Jumex está muy prevenida con sistemas de seguridad.
Por su parte, el sistema de encripción que ofrece S&CC es proporcionado
por la empresa Sybase, junto con la tecnología para transmisión de datos.
Según Gartner Group, esta empresa cuenta con el 70 por ciento del mercado
internacional, gracias a sus avanzadas soluciones.
“Se debe averiguar qué empresas respaldan a un sistema de cómputo móvil.
Algunas se dedican a fabricar hardware y son excelentes en esa área, pero
tienen desarrolladores que no son tan buenos. He conocido empresas que
compraron hardware muy bueno pero el sistema no funciona porque son archivos
planos” , añade Carrillo.
MÓVIL O INMÓVIL
Las propuestas de soluciones
móviles, la adquisición de estas tecnologías por parte de un creciente número
de compañías, la personalización y los bajos costos que puede ofrecer el
cómputo móvil, son factores que empujan al mercado nacional a utilizar
equipos móviles o quedarse inmóviles frente a la competencia.
“Las tecnologías móviles internas (de radio frecuencia) y externas (cómputo
móvil para ventas a través de máquinas tipo hand held) de la compañía, tienen
que ser digeridas rápidamente por las compañías porque requerimos velocidad
en la captura y confiabilidad en los datos, lo cual se convierte en servicio
al cliente”, explica Juan Carlos Medina.
En lo que se refiere a las medianas empresas, éstas ya pueden tener acceso al
cómputo móvil porque existen soluciones desde 77 dólares por módulo, 550 por
cada hand held (una por vendedor) y servidores cuyo precio no rebasa los 10
mil dólares.
Por su parte, la pequeña empresa puede tener acceso a los servicios del CM
por medio de los ASPs (Application Service Providers; Proveedores de
servicios de aplicaciones) a través de una renta o, incluso, de forma
gratuita.
“En esta década habrá una palabra clave – servicio – que se debe consolidar,
por lo que hay que estar preparados con herramientas que nos permiten
asegurar un mejor servicio al cliente” concluye el director de Sistemas de
Jumex.
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